MEDVIA is holding an Extraordinary General Assembly to vote on a merger with flanders.bio.
Monday 27 January 2025, 16.00-17.00, followed by a New Year’s reception
PWC Belgium, Culliganlaan 5, Machelen
9 January 2025
— Dutch version below —
Dear MEDVIA members,
At the Extraordinary General Assembly (EGA) last November, we provided an update on the ongoing discussions between MEDVIA and flanders.bio to explore the possibility of a merger between our two highly complementary member organizations in the Flemish health and innovation ecosystem.
In December 2024, the governing bodies of both organizations approved a recommendation to their members to allow this merger to proceed. MEDVIA believes that joining forces with flanders.bio in a joint new entity is a necessary and strategically important step. By combining our networks, resources and expertise, we can promote innovation, streamline processes and increase knowledge sharing between our members.
It is also important that the Flemish ecosystem speaks with one voice, so that together we can create more impact at local, European and international levels. Together with our members, we want to formulate a clear roadmap for the future.
Your voice is important.
We invite all our members to this EGA on Monday, 27 January 2025 at 16.00 on location at PwC Belgium, Culliganlaan 5. The assembly will be held in Dutch.
We formally ask our Carry members to give their approval to the decision of the Board of Directors in order to further develop this collaboration. This can be done in person at the EGA. Carry members who can not be present at the EGA may vote by proxy via another Carry member. A proxy form is available to download below. Proxy forms must be received by MEDVIA no later than Monday 20 January 2025 at 12.00 via email.
The agenda for the EGA on 27 January:
- Acknowledgement of the merger proposal
- Acknowledgement and discussion of the reports drawn up by the auditor
- Resolution to merge
- Notification of the of dissolution without liquidation of MEDVIA
- Approval of new Carry members
- Proxy for the formalities
At the last EGA in November, we provided a draft version of the working note, which serves as a business plan. This document has been finalized can be downloaded below, together with the other official documents supporting the various agenda items.
We invite everyone attending the EGA to our New Year’s reception so that we can raise a glass to a prosperous 2025!
Please confirm your attendance at the EGA no later than Monday, 20 January.
___________________________________________________________________________
MEDVIA houdt een Buitengewone Algemene Vergadering om te stemmen over een fusie met Flanders.bio.
Maandag 27 januari 2025, 16.00–17.00, gevolgd door een nieuwjaarsreceptie
PWC Brussel, Culliganlaan 5, Machelen
9 januari 2025
Beste MEDVIA-leden
Op de laatste Buitengewone Algemene Vergadering (BAV) in november 2024 gaven we reeds een update over de lopende gesprekken tussen MEDVIA en flanders.bio om de mogelijkheid tot een fusie na te gaan, tussen onze twee zeer complementaire ledenorganisaties in het Vlaamse gezondheids- en innovatie ecosysteem.
In december 2024 hebben beide bestuursorganen een positief advies naar hun leden toe geformuleerd om deze fusie te laten doorgaan. MEDVIA is van oordeel dat de integratie van MEDVIA en flanders.bio in een gezamenlijke nieuwe entiteit een noodzakelijke en strategisch belangrijke stap is. Door onze netwerken, middelen en expertise te bundelen, kunnen we innovatie bevorderen, processen stroomlijnen en kennisdeling tussen onze leden vergroten.
Het is ook belangrijk dat het Vlaamse ecosysteem met één stem spreekt, zodat we samen met jullie meer impact kunnen creëren op lokaal, Europees en internationaal niveau. Samen met de leden willen we een duidelijke roadmap formuleren voor het toekomstige ecosysteem.
Uw stem is belangrijk.
Wij nodigen al onze leden uit om deze BAV bij te wonen op maandag 27 januari 2025 om 16u00 op locatie: PwC Brussel (Culliganlaan 5, Machelen). De vergadering zal in het Nederlands worden gehouden.
Wij vragen formeel aan onze werkelijke leden (Carry members) om hun akkoord te willen geven over dit advies om deze samenwerking verder uit te werken. Dit kan live, in persoon, tijdens de buitengewone algemene vergadering.
Werkelijke leden (Carry members) die niet aanwezig kunnen zijn mogen volmacht geven aan een ander werkelijk (Carry) lid. Volmachten moeten ten laatste op maandag 20 januari 2025 om 12.00 u door MEDVIA ontvangen worden via email.
Stemrechten zijn tijdens onze Algemene Vergaderingen voorbehouden aan de werkelijke (Carry) leden.
Agendapunten BAV 27 januari:
- Kennisname van het fusievoorstel
- Kennisname en bespreking van de verslagen opgesteld door de bedrijfsrevisor
- Besluit tot fusie
- Kennisname van de ontbinding zonder vereffening van MEDVIA VZW
- Aanvaarding van de nieuwe werkelijke leden
- Volmacht voor de formaliteiten
Op de BAV in november, bezorgden we jullie reeds een draft versie van de werknota, die als businessplan fungeert. Ondertussen werd deze nota gefinaliseerd en kan je deze downloaden, samen met de andere officiele documenten ter ondersteuning van de verschillende agendapunten:
- Officiële oproeping tot de buitengewone algemene vergadering
- Het gezamenlijk fusievoorstel
- Bijzondere verslagen van de bedrijfsrevisor PwC- MEDVIA
- Bijzondere verslagen van de bedrijfsrevisor PwC- Flanders.bio
- Bijzondere verslagen van de bedrijfsrevisor PwC- FBM
- Volmacht voor vertegenwoordiging
- Werknota van de raad van bestuur van de Vereniging
- Gecoördineerde statuten van FBM
- Oprichtingsakte van FBM
Graag bieden wij, voor hen die live aanwezig zijn, een nieuwjaarsreceptie aan zodat we het glas kunnen heffen op een voorspoedig 2025! Graag uw aanwezigheid bevestigen ten laatste op maandag 20 januari.
